Как правильно оформить список архива личных карточек регистрации

Категории Как оформить

Покупка авто для ооо можно ли списать в расходы сразу Предыдущая статья: Письмо о расторжении договора образец. Следующая статья: Регистрация кассового аппарата в налоговой. Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов. Дорогие читатели!

Личные дела в архив оформление

Личная карточка сотрудников: правила хранения Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести? Отвечает Наталья Девятко, эксперт по трудовому праву.

Личная карточка работника — учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями п. Личное дело — это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Вести личные дела на своих работников обязаны только в госкомпаниях Указ Президента РФ от Как заполнять Обложка папки личного дела является его титульным листом.

На место заголовка дела вписываются Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу даже если она отличается от даты трудового договора. А датой окончания — дата приказа об увольнении , даже если последний день работы человека в организации был позже. Номер дела переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников. Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Количество листов и номер описи по личному составу, в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение трех лет после увольнения соответствующего человека.

Срок хранения лучше заполнить тогда же а то мало ли что еще может поменяться. Ты когда-нибудь его у меня на столе видел? Ну, вот так, чтоб меня за столом не было, а дело бы лежало? Ты, к примеру, хоть один документ у меня на столе прочитал?

А ты задумывался, почему? Я тебе отвечу. Личная карточка и личное дело работника, конечно, не уголовное дело. Но они содержат персональные данные сотрудника , а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования. Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф.

Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того как в них будет внесена новая информация или будут подшиты новые документы. Обратите внимание Срок их хранения определяется по статье При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. При увольнении работников номера их личных дел новым сотрудникам не присваивают.

Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим, до 10 Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже — по алфавиту или по структурным подразделениям.

Это делается для оперативного учета и быстрого поиска. Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты. Номер личного дела из Журнала переносится: в обязательный учетный документ — личную карточку и на обложку личного дела.

Объединять или… Хранить личные карточки можно как объединяя в одно дело, так и по отдельности но как правило, их объединяют в наряды. Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий. Компании, которые решили хранить личные карточки томами, должны понимать следующее. По общему правилу, максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и листов. Но личные карточки выполнены, как правило, типографским способом на плотном картоне.

И, соответственно, в дело может войти не более — листов. В противном случае в архиве при подготовке и выдаче архивных справок будет трудно работать с таким тяжелым и неповоротливым делом. То же касается и личных дел, но с некоторыми уточнениями: а сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные п. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Поэтому в личном деле нужно оставить только оригиналы и копии документов работника, которые касаются его работы в компании; б из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера это стандартная практика при подготовке к длительному хранению любого дела ; в документы каждого личного дела располагаются в хронологическом порядке: от заявления о приеме на работу с г.

Если же организация продолжает действовать по старинке, то при формировании тома с личными делами уволенных в конкретном году перед каждым комплектом документов из отдельного личного дела подкладывается лист, на котором напечатаны фамилия, имя, отчество сотрудника порой для этого используют бумагу ярких цветов, чтобы было легче ориентироваться в томе ; а потом можно вложить лист внутренней описи личного дела данного человека но это необязательно.

Как правило, личные дела, включенные в наряды, бывают достаточно тонкие: состоят из 4—20 документов. Поэтому необязательно составлять в нарядах стандартные внутренние описи к каждому личному делу. Но в начале наряда необходимо будет сделать общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел и поместить ее после обложки. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Оформление личного дела сотрудника Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой.

Оформление личного дела сотрудника

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом. На место заголовка дела вписывается Ф. Местоположение других сведений может варьироваться это не принципиально. Датой начала личного дела см. Объясним, зачем это делается. Когда личное дело запрашивается из архива, то, как правило, кадровик сообщает архивисту год увольнения сотрудника. Согласно п.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным. Данный комплекс документов содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности работников. Как правильно оформить личное дело — читайте в нашей статье. Из этой статьи вы узнаете: какие требования нужно соблюдать при оформлении личного дела? Для других организаций оформление персональных дел не обязательно. Тем не менее, многие компании считают этот метод хранения кадровой информации целесообразным. В таком случае кадровый учет и порядок делопроизводства регламентируются локальными нормативными актами. Оформление обложки личного дела Процедура оформления личных дел сотрудников или досье подразумевает сбор официальной документации в отношении сотрудника и формирование из нее подшивки с описью.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Каждое отдельное наименование материала заносятся в опись с указанием вида, группы, артикула, количества или других необходимых сведений. Фактическое наличие материалов определяется путём пересчёта, взвешивания, обмера. Опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии и материально ответственными лицами. Один экземпляр направляется в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, другой остаётся у материально ответственного лица работника склада. Опись составляется по каждому участку, отделу, цеху предприятия в отдельности, согласно распределению структурных подразделений к конкретному ответственному лицу либо же группе лиц. Перед самым началом процесса инвентаризации от каждого из материально ответственных лиц берется соответствующая расписка, которая обязательно включается в заголовочную часть ИНВ В случае же обнаружения непригодных к дальнейшей эксплуатации устройств, оборудования, испорченных либо бракованных материалов, а также полностью готовых изделий, неучтенных ранее, составляется акт списания либо же включения в ведомость, если речь идет об готовых изделиях. В том случае если ведомость заполняется в автоматическом режиме, заполнение первых 9-ти граф не требуется. ИНВ-3 выдается с уже заполненными графами на машинном либо же бумажном носителе информации. Включение материалов и оборудования не отраженного в ведомость выполняется на месте, после составления соответствующего протокола и оценки.

Полезное видео:

Внутренняя опись документов личного дела

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников? Наличие каких документов должно обязательно быть в личных делах в данной ситуации, и есть ли какие-то определенные требования к обработке личных дел для сдачи в архив? Работники отдела кадров предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства. При формировании личных дел работников необходимо соблюдать требование Трудового кодекса РФ статья 65 о конкретном перечне документов, предоставляемых работниками при заключении трудового договора. Согласно п. Личное дело должно содержать не более листов, при толщине не более 4 см. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Одна из обязанностей кадровика — ведение личных карточек всех сотрудников. Необходимо точно помнить, как начинать процесс оформления карточки, с какими записями сотрудников знакомят под роспись и другие нюансы оформления личной карточки сотрудника рассмотрим в статье. Из этой статьи вы узнаете: как заменить испорченную личную карточку; как происходит оформление личной карточки нового сотрудника; как вносятся исправления в личную карточку. Личная карточка должна быть заведена на каждого сотрудника организации, работающего по трудовому договору. Кадровики обязаны вести этот документ на протяжении всего времени работы сотрудника в компании, причем делать это нужно в бумажном виде, поскольку с некоторыми записями сотрудника знакомят под подпись. По этой причине личная карточка, оформленная при трудоустройстве, может прийти в негодность. Рассмотрим, допустимо ли оформление новой личной карточки и как правильно его провести.

Регистрация, систематизация и оформление обложек дел. Плюсы и По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? . После увольнения работника передаем документы в архив . Как правильно делить на тома личные карточки уволенных работников?.

Цитата Анна Влада :Личные дела должны храниться 75 лет. Мы их храним в архиве. Это уже решается и ведется в разных организациях по-разному.

Внутренняя опись документов личного дела Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу — в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов. К каким личным делам должна составляться опись Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список . Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по.

Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях! Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет рублей за 1 ед. Плата за прием документов Советского периода не взымается.

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.