Как правильно оформить приложение к письму

Категории Как оформить

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим. Срочные документы доставляются адресатам нарочно или передаются для отправки фельдъегерской связью. Доставка адресатам документов нарочно осуществляется с отметкой в журнале исходящей корреспонденции, доставляемой нарочно. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

Имеются приложения

Как оформить приложение к документу Опубликовано Оставить комментарий Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем.

Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму , в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье. Оформление приложения к сопроводительному письму Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом , которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме.

Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л.

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом: Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации. Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так: Приложение: 1.

То же на флэш-карте в 1 экз. Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему — это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности , инструкциям и т. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции. Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству: Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов Приложение Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе.

Приложения и документ в отличие от случая с сопроводительным письмом являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны. Оформление приложения Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как оформить приложение к документу Опубликовано Оставить комментарий Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой.

Загадки в оформлении приложений

При его внимательном прочтении возникает множество вопросов относительно надлежащего способа оформления приложений. Где его расположить? Как на самом приложении отобразить данные утвердившего документа, избежав дублирования информации? Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Для начала полностью процитируем пункт 3. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов.

Как оформлять приложение к письму

Порядок его оформления доступно и с наглядными примерами разъясняет консультант по делопроизводству И. Существует два основных способа оформления приложения. А вот и нет. Использование того или иного способа оформления приложения зависит совсем не от желания секретаря или исполнителя документа. Этот порядок отражает определенную делопроизводственную или управленческую процедуру, и неправильное оформление приложения может привести не только к утрате прилагаемых документов, но и некачественному исполнению поручения руководителя, либо неисполнению вообще. Направляем … Первый из рассматриваемых способов оформления приложения касается переписки. Чаще всего, приложение встречается в сопроводительных письмах.

Приложения к документам

В некоторых случаях приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы, изложенные в письме. Некоторые тонкости оформления приложений Как оформить приложение к документу Опубликовано Оставить комментарий Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму , в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Полезное видео:

Как оформить приложение к документу

Протокол общего собрания акционеров При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и или инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 в Инструкции. Стесняться этого не надо, а если шеф умный, он вас еще и поблагодарит. Согласно п. Резолюция должна быть подписана собственноручная подпись и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Подчеркивается, что на документе должно быть не более одной резолюции.

Об Инструкции по делопроизводству (с изменениями на 30 января 2012 года)

Доверенность на получение почты Оформление приложений к письму требуется в случае необходимости отправки с ним дополнительных документов. Это необходимо для того, чтобы адресат получил всю отправляемую ему информацию в полном объеме и при необходимости быстро дал ответ. Приложения имеют многие управленческие документы и, конечно же, сопроводительные письма. Причем приложением может быть как отдельный документ, так и его часть. В нашей статье мы разберемся с правилами оформления приложений к письму, ведь это не настолько просто, как может показаться. Из этой статьи вы узнаете: Обязательно ли составление перечня прилагаемых документов на отдельном листе; Правила оформления приложений к письму, согласно ГОСТ; Правила оформления отметки о приложении при отправке документации не только на бумажном носителе или при пересылке конфиденциальных документов; Общие требования оформления сопроводительных писем. Основные правила оформления приложений к письму Оформление приложений к письму — это прямая обязанность секретаря руководителя, кадрового инспектора или делопроизводителя. Их опыт, навыки и профессионализм обеспечивают быстрый и качественный обмен информацией как внутри компании, так и с партнерами или контролирующими органами. В нашей статье мы рассмотрим ситуации с сопроводительным письмом, так как в правилах их оформления есть много нюансов, о которых необходимо знать каждому практикующему делопроизводителю.

Автор систематизирует правила оформления приложений, закрепленные в нескольких . То есть договор не может являться приложением к письму.

Некоторые тонкости оформления приложений

Как правильно оформить приложения к документам Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит "Отметка о приложении". Требования к оформлению документов" отметка о приложении содержит сведения о документе документах прилагаемом к основному документу. Отметка о приложении может располагаться: после текста на сопроводительном документе; в тексте основного документа; Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля то есть без пробелов. Правила оформления приложений Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом: Приложение: на 2л.

Оформление реквизитов документов (продолжение)

Схема расположения реквизитов По теме оформления реквизитов см. Реквизиты документов, заполняемые от руки. Формуляр-образец документа. Порядок оформления. Если в связи с производственной необходимостью в форму вносится изменение, нужно ли указывать ее код? Как правильно располагать визы должностных лиц организации в приказе, докладной записке? Какая виза должна быть оформлена первой: виза исполнителя либо виза заместителя руководителя, курирующего соответствующее направление деятельности?

Как оформить приложение к сопроводительному письму, в том числе на Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с.

Инструкция 1 Для начала подготовьте документы , которые должны стать приложением к основному документу письму, договору и пр. Это могут быть графики таблицы, перечни, акты и др. Пронумеруйте их в соответствии с рекомендациями по оформлению приложений, перечисленными в ГОСТе. Это можно сделать в тексте в соответствующем разделе распорядительного документа. К примеру, при перечислении принятых постановлений сделать ссылку в конце каждого пункта с указанием номера приложения, соответствующего рассматриваемому вопросу. Но в большинстве случаев для перечня отводится место в конце основного документа. В нем приведите наименование, число листов и экземпляров, не забывая о соблюдении нумерации.

Прилагаться к документам могут разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т. Приложением может быть и другой документ например, справка, список, перечень, расчет и т. Приложением может стать и сам основной документ например, приказ , если он направляется в другую организацию с сопроводительным письмом. Статус приложения приобретают вполне самостоятельные документы положения, правила, инструкции и т. Данные реквизиты помогают установить восстановить связь между основным документом и приложением к нему, что особенно важно при длительной работе с документами например, в силу каких-то причин приложение может отделиться от основного документа. При получении корреспонденции по отметке о наличии приложения проверяется наличие и комплектность вложений. Она акцентирует внимание исполнителя документа на прилагаемых документах, формах и т. В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, количество экземпляров допускается не указывать. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров.