Как правильно оформить командировку на личном автомобиле

Категории Как оформить

В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль. При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация. Особенности командировки на личном автомобиле Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта. Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя. В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Командировка на личном автомобиле

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в Технически исправном состоянии, явных повреждений нет. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 руб.

Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день — суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации. Вопрос от читател ьницы Клерк. Ру Аллы г. Тверь Директор использовал свою машину для командировки.

При этом он осуществил расходы на бензин. В соответствии со статьей Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду ст. На основании п. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Подпункт 12 п. Таким образом, ни трудовое, ни налоговое законодательство не конкретизируют, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно.

Из чего можно заключить, что работник в том числе и директор может отправиться в служебную командировку и на собственном автомобиле. При этом основанием для возмещения расходов на проезд командированному работнику должен служить локальный нормативный акт организации. В Вашем случае в нем должно быть определено, что при следовании в командировку на собственном автомобиле работнику в составе командировочных расходов возмещаются расходы на проезд, сумма которых складывается из расходов на ГСМ.

В минимальный набор документов для возмещения затрат работника на ГСМ во время командировки должны войти стандартные документы, оформляемые при командировках, и чеки на бензин. Что же касается путевого листа, то анализ судебной практики показывает, что его наличие в данной ситуации не обязательно. Проанализировав требования нормативных документов, суд решил, что путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.

Скорее всего, при проверке, налоговики путевой лист все же с Вас затребуют для подтверждения факта использования личного автомобиля директора в служебных целях, а также количества израсходованного при командировке бензина. Поэтому во избежание лишних споров с проверяющими, путевой лист к авансовому отчету все же лучше приложить. В данном случае можно пойти и другим путем, и вместо возмещения расходов на проезд выплатить директору компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях ст.

Напомню, что условия и порядок выплаты такой компенсации установлены Письмом Минфина России от В соответствии с указанным Письмом основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

В размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля сумма износа, затраты на горюче - смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Компенсационные суммы можно учесть в составе прочих расходов пп.

Естественно, что в данном случае компенсация должна быть выплачена лишь за то время, когда автомобиль директора использовался для командировки.

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте. Наша организация приобрела земельный участок, административные здания и оборудование в другом регионе. Расстояние составляет км.

Там не открыто обособленное подразделение, не открыт филиал, не созданы рабочие места, так как планируется сдавать это всё в аренду. Но сейчас необходим монтаж оборудования, подключение электросетей. Поэтому директор нашей организации ездит туда на служебном автомобиле 2 раза в месяц. Как правильно оформить его поездки? Как правильно списывать ГСМ, истраченные на поездку?

Для списания расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено путевыми листами. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух Документы для командировки Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ.

Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник например, заместитель. Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно постановление Правительства РФ от 29 декабря г.

Эти документы отменили с 8 января года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.

Коммерческая организация может по собственному выбору: составить приказ по унифицированной форме ; применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные.

При этом унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму. Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение Журнал учета командированных сотрудников Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале Порядка, утвержденного.

В нем указываются: фамилия, имя и отчество командированного сотрудника; дата и номер командировочного удостоверения в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку ; наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября г. Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления п. Сергей Разгулин, Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы.

А именно: авансовый отчет и подтверждающие документы к нему — подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов слипы и т. Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки.

Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. На лицевой стороне авансового отчета укажите: наименование организации Ф.

Командированный заполняет оборотную сторону авансового отчета. Он должен указать перечень документов, подтверждающих расходы, даты их выдачи, номера, вид чек, квитанция и т. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи письмо Минфина России от 12 апреля г.

Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря г. Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже если применяете УСН, подтвердить расходы в командировке соответствующими документами все равно нужно. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций п. Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября г. Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении.

После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица. Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему: авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета.

Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником по доверенности , то признание расходов по нему спорно подп. А именно наименование и дата составления документа, название организации Ф. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете.

А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ; принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится. Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут.

А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно письмо Минтруда России от 7 октября г.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса Путевой лист Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально ч. Для этого используйте путевые листы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими. Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства.

Об этом сказано в Закона от 8 ноября г. Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета.

Стороны подтверждают, что на момент приема-передачи транспортное средство находится в Технически исправном состоянии, явных повреждений нет.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

Законодательная база Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает: гарантии работнику при направлении его в командировку; порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов. Изменения, речь о которых пойдет ниже, вызвали много вопросов по поводу оформления командировок и возмещения понесенных в служебных поездках на личном транспорте расходов. В связи с этим появилось несколько разъясняющих документов: Приказ Минфина России от Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от Письмо Федеральной службы по труду и занятости от Все эти документы дополнительно поясняют порядок оформления командировок с использованием личного транспорта. Как оформляется выезд в командировку? Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять: служебное задание; командировочное удостоверение; отчет о командировке. Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников.

Оформление командировки в 2019 году: изменения и образцы

Проездные документы; Отчет с указанием всех растрат. При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве. Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин. В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Командировка на личном автомобиле — оформление 2018

При направлении в командировку на личном транспорте с работником необходимо заключить допсоглашение Статья ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях. Закон разрешает ездить в служебные поездки на личной машине, необходимо только соблюсти предусмотренный им порядок и грамотно оформить все документы. Данная статья поможет в этом. Что же необходимо, если работник едет в командировку на личном автомобиле? В первую очередь, сотруднику следует взять письменное разрешение у начальства на отправление именно на личной машине. Затем подписать с работодателем соглашение о всех предвиденных и непредвиденных расходах, связанных с эксплуатацией машины при проезде. К запланированным расходам по использованию личного автомобиля для проезда в рабочих целях относятся:.

Оформление командировки в 2019 году: изменения и образцы

Главная — Новости Новый порядок оформления командировки С 8 августа года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от Изменения внесены постановлением Правительства РФ от Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера. Письменное решение — основание для направления в командировку Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для направления работника в командировку. Теперь это письменное решение работодателя абз. На практике решение оформляют в виде приказа распоряжения о направлении работника в командировку. Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа распоряжения ч. Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже образец 1.

Командировка на личном автомобиле в 2017-2018 годах (особенности)

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью. Расходы Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем ст. Среди таких расходов находятся: суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды; проезд траты на бензин ; аренда жилья; прочие расходы.

Особенности оплаты К расходам, которые компенсирует работодатель командированному сотруднику, относятся следующие траты: оплата найма жилья или гостиницы; суточные в установленном размере; другие расходы, совершенные с разрешения работодателя; компенсация проезда до места командировки. Правила выплаты возмещения расходов сотрудникам коммерческих предприятий и ИП, в соответствии с законодательными нормами на год, определяются путем составления коллективного договора , либо подписания локального нормативного акта, в котором указан порядок выплат. Трудовой кодекс не налагает на руководство фирм никаких ограничений по выплатам суточных сотруднику, поэтому этот вопрос остается на усмотрении начальства. При отправке сотрудника в командировочную поездку бухгалтерия выдает сотруднику необходимые финансовые средства. А по возвращении обратно производится окончательный расчет в соответствии с предоставленными отчетными бумагами.

Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда: Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке, Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе, Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте, Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран. Выплаты работнику Компания делает 3 вида выплат командированному работнику: На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок, Суточные — компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание, Командировочные — расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т. Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

Командировка на личном автомобиле. Оформление командировки. Рассказываем, как правильно оформить командировку на личном.

Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах где возможны пробки, длинные остановки на светофорах. Закрывающие документы Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию: авансовый отчет Посмотреть п ример служебной записки путевой лист заполняет командированный сотрудник Посмотреть п ример путевого листа чеки, квитанции, счета за ГСМ. Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути. Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от Также можно подготовить свою форму и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например. В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом Приказ Минтранса России от Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов. В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки с АЗС, например были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена чек или квитанция строгой отчетности и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка — составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов. Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях Юрий Добрый день! Работодатель отправляет на обучение 4 человека на моем автотранспорте по маршруту Ростов-Таганрог ежедневно на 5 дней. Какие мне нужны документы для оформления командировки и возмещения расходов? Наталья Гущина Автор В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями.