Как правильно оформить документы на уничтожение

Категории Как оформить

Выводы Причины уничтожения документов Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года. Помимо этого выделяют следующие обстоятельства: Порча документации в результате возгорания или затопления; Хищение бумаг; Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение незаконное проникновение в офис и воровство документа , в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Как уничтожить документы с истекшим сроком

Помещено в тему: Хранение и уничтожение документов В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов.

Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы. Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства. Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб.

Например, за дел вы заплатите 22,5 тыс. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно. Порядок уничтожения документов Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название — акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации.

В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов , при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда — уменьшать их. При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.

Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню. Порядок составления акта Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии. Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром.

Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение. Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта.

Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации — заголовок дела, крайние даты самая ранняя и самая поздняя даты , индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов.

Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации , для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии. Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации: для организаций, передающих документы на государственное хранение источников комплектования госархивов , только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период.

Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения. Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается.

Так что у вас есть два направления для дальнейших действий. Как уничтожить Уничтожить документы можно самостоятельно — сжечь чревато проблемами с пожарной службой , при помощи уничтожителя бумаг долго и подойдет только для маленьких объемов. В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения. Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку утилизацию в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации. Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме:.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Главная Списание бухгалтерских документов Списание документов Компания производит списание документов, включая списание бухгалтерских документов. Будем полезны, если сроки хранения документов бухгалтерского учета истекли. Все работы учитывают порядок списания документов, в соответствии с действующим законодательством Украины. Оформляем акт на списание бухгалтерских документов акт списания архивных документов. Находимся в городе Киев. Трудно, но можно Ильф и Е.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия ЭК устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним актом готовит документы на уничтожение. Фрагмент документа СвернутьПоказать Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от ЦЭК ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Уничтожение документов

Требования к уничтожению документов Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно: — не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству; — соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях; — уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные если такие копии разрешены к уничтожению. Это следует из положений абзаца 3 пункта 9. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников. За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность ст. Способы уничтожения документов Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Например, уничтожить бумажные документы организация может одним из следующих способов: — порвать вручную; — сжечь с соблюдением требований пожарной безопасности.

Полезное видео:

Как правильно оформить документы на уничтожение

Уничтожение секретных документов Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее Архивная публикация Эта страница содержит давнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время, вполне возможно, утратила актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета. Когда документ становится макулатурой Документы нужно хранить в течение четко установленного срока хранения. А вот потом бывает лучше от них избавиться — хотя бы для того, чтобы место освободить Какие документы необходимо хранить, в течение какого времени и что делать с ними по истечении этого времени — об этом вы узнаете из статьи.

Списание документов

Актуально на: 9 ноября г. Уничтожение бухгалтерских документов образец акта Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале. Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения. Проверка ценности документов должна производиться ежегодно п. Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем абз.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Помещено в тему: Хранение и уничтожение документов В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы. Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства. Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением. Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне. Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно.

Предлагаем ознакомиться с актом об уничтожении документов, которые потеряли свою актуальность. Как правильно уничтожить документы В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается.

Акт об уничтожении документов

Некоторые вообще представляют историческую или научную ценность. Вот почему вычисление истекших сроков годности — обязательное, но недостаточное условие для выделения документов к уничтожению, надо провести экспертизу ценности. Если важность бумаги подтверждена, ее следует хранить и дальше. Для проведения такой экспертизы собирают специальную комиссию ЭК. Очевидно, что нельзя просто сжечь или изрезать шредером бумаги, даже если они уже просрочены по закону. Надо соблюсти определенный процессуальный порядок. Вот основные этапы уничтожения документов с истекшими сроками хранения: Созыв экспертной комиссии. Издание соответствующего приказа. Формирование списка документации, которую можно ликвидировать.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения Уничтожение документов с истекшими сроками хранения акт В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало — при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе.